V průběhu výzkumného procesu často vzniká velké množství dat, proto je důležitý výběr logického a konzistentního pojmenování a uspořádání souborů, který vám i ostatním pomůže data snadno vyhledat a použít. V ideálním případě byste se měli nad strukturou a pojmenováním souborů zamyslet ještě předtím, než data začnete sbírat.

Způsobů, jak soubory “správně” pojmenovat, je mnoho a vždy bude záležet na typu dat, které sbíráte. Názvy souborů by obecně neměly být příliš dlouhé, avšak měly by obsahovat dostatečné množství informací, abyste podle názvu byli schopni určit, o jaký soubor se jedná. Zde je několik tipů pro pojmenovávání souborů:

• Použijte datum ve formátu YYYYMMDD pro chronologické řazení

• Pokud nepoužíváte pro práci s daty nástroj, který umožňuje verzování (například OSF), pak je dobré uvést v názvu verzi souboru

• Nepoužívejte v názvech souborů speciální znaky jako např. ! @ # $ % & *, protože se často používají pro specifické úkony v různých operačních systémech

• Pokud pracujete v týmu, můžete uvést iniciály autora souboru nebo autora poslední změny v souboru

• Pokud generujete více typů souborů, můžete je rozlišit identifikátory, např. dotazník, rozhovor, test atd.

• Pokud pracujete s více účastníky výzkumu, můžete označit respondenta (např. pomocí iniciál nebo kódového označení)

• Pokud pracujete na více projektech zároveň, můžete použít označení projektu, ke kterému se data vztahují

• Domluvte se v rámci týmu na pořadí jednotlivých elementů v názvu souboru a užívaném rozdělovači (např. podtržítko nebo pomlčka)

Pokud používáte v názvech souborů zkratky nebo kódová označení, je dobré připravit si také dokument, kde bude vysvětlené, co které označení znamená.

Při organizaci a pojmenování souborů je nejdůležitější být konzistentní a také, aby všichni spolupracovníci věděli, jakým způsobem mají soubory pojmenovat a do jakého adresáře je uložit.