1. Identifikujte účel, který by data mohla splnit

Zvažte, který typ dat je vhodný pro opakované využití 

Datové kolekce mohou zahrnovat i další objekty, které jsou nezbytné pro interpretaci nebo přístup k výše uvedeným datům, např. software, laboratorní deník, poznámky atd. 

→ je možné, že bude třeba vytvořit více datových sbírek, protože mohou existovat různá přístupová oprávnění nebo licenční podmínky 

Zvažte, k jakému účelu by data mohla být využita nad rámec výzkumného projektu 

• Ověření: umožní ostatním replikovat proces, který vedl k publikovaným zjištěním 

• Další analýza: příležitost pro další analýzu získaných údajů 

• Budování akademické reputace: data, která jsou snadno objevitelná mohou zvýšit citovanost publikovaných zjištění 

• Vývoj komunitních zdrojů: publikování dat, která jsou hodnotná pro určitou skupinu uživatelů 

• Další publikace: publikování datového článku přispěje k vědecké komunikaci 

• Výuka: využití dat k interaktivní výuce 

• Soukromé využití: v budoucnu data snáze naleznete, abyste je mohli využít pro další účely 

2. Ověřte, která data musí být uchována

Rozhodnutí o tom, jaká data se uchovají bude záviset také na legislativních a smluvních podmínkách. Zkontrolujte, zda existují nějaké institucionální zásady nebo pravidla poskytovatelů financí, která definují, jaká data se musí uchovávat – většinou se jedná o tzv. “data v pozadí grafu” - a zda by data měla být volně dostupná, nebo mít omezený přístup. 

3. Identifikujte, která data by měla být uchována

Obecně platí, že data by měla být uchována, pokud to vyplývá ze smluvních podmínek (viz. krok 2) nebo pokud odpovíte “ano” alespoň na jednu otázku ze dvou různých skupin uvedených níže. 

Jsou data dostatečně kvalitní? 

• Popis: Existuje dostatek informací o tom, co je to za data a jak a proč byla sbírána

• Kvalita: Jsou data dostatečně kvalitní, pokud jde o úplnost, velikost vzorku, přesnost, spolehlivost, reprezentativnost nebo další kritéria, která jsou pro daný obor relevantní? 

Je pravděpodobné, že po datech bude poptávka? 

• Známí uživatelé: Jsou nějací známí uživatelé, kteří na tato data čekají, nebo existuje nějaký důkaz o poptávce v minulosti? 

• Doporučení: Doporučuje poskytovatel financí, instituce nebo autority v oboru sdílení tohoto typu dat? 

• Integrační potenciál: Jsou data popsána tak, aby to odpovídalo zavedené terminologii v daném oboru? 

• Reputace: Byla data vytvořena výzkumnou skupinou, která je známá originálním výzkumem a kvalitními výstupy? Posílí zpřístupnění dat reputaci dané výzkumné skupiny? 

• Dosah: Mohla by data mít široký dosah? (např. vztahují se k nějakému významnému objevu?) 

Jsou data snadno replikovatelná? 

• Nereplikovatelnost: Bylo by reprodukování dat obtížné/drahé? 

Nereplikovatelnost: Bylo by reprodukování dat obtížné/drahé? 

• Schválení: Jsou data klasifikována podle jejich citlivosti a bez etických nebo licenčních podmínek omezujících přístup veřejnosti k datům a k jejich opětovnému využití? 

• Otevřený formát: Jsou data ve formátu, který nevyžaduje placení licencí nebo využití proprietárního softwaru/hardwaru 

• Nezávislost: pokud je ke znovuvyužití dat potřeba specializovaný software/hardware, je tento dostupný a v oboru běžně využívaný? 

Je to jediná kopie? 

• Jedinečnost: Je to jediná a nejúplnější kopie dat? 

• Ohrožená data: Jsou data uložena někde, kde není zaručeno jejich dlouhodobé uchování? 

4. Zvažte náklady

Zvažte ekonomické důvody pro uchovávání dat: Kolik se již investovalo času, peněz do vybaven a poplatků za služby či licence a kolik ještě bude třeba investovat? Jsou k dispozici finanční prostředky na přípravu dat k archivaci a na úhradu poplatků za skladování a správu dat po dokončení projektu? 

5. Dokončete hodnocení dat

Zvažte hodnotu dat a veškeré náklady, které bude ještě třeba vynaložit, s ohledem na dlouhodobé cíle, čas a prostředky, které již byly investovány, a nutnost připravit data, která musí být uchována (viz Krok 2)