V případě biometrických (i ostatních osobních údajů) musí být zajištěno, že údaje jsou zpracovávány (zahrnuje i uchovávání bez aktivního využívání) výhradně po dobu, kdy jsou nezbytně nutné pro účel, ke kterému byly pořízeny.

Příklad:

• Fotografie pracovníka byla pořízena pro přístupový systém. Fotografie nesmí být uchovávána, pokud pracovník už na střežené pracoviště nechodí a jeho fotografie proto již pro identifikaci neslouží. Pokud je známo nebo existuje důvodný předpoklad, že se pracovník na pracoviště zase vrátí (např. po ukončení studijního pobytu v zahraničí), je možné jeho fotografii v systému uchovat, ale pouze v případě, že toto uchování pro budoucí znovuvyužití bylo výslovnou součástí souhlasu, který pracovník udělil. Uchování pro budoucí opakované využití je jiným způsobem využití údajů, navíc má pracovník důvod předpokládat, že údaje jsou odstraněny po ukončení jeho působnosti automaticky na základě principů minimalizace údajů.

UK smí uchovávat jenom nejmenší množství osobních údajů nezbytných pro identifikaci osoby. Nesmí uchovávat více údajů, než je nezbytné.

Příklad:

• Pokud se na základě souhlasu pořizuje např. kopie osobního dokladu a není nezbytné uchovávat kopii podpisu, nesmí být podpis součástí kopie. Pokud přístupové zařízení využívá výhradně otisků prstů pro identifikaci osoby, nesmí být součástí záznamu osoby jiné biometrické údaje, např. fotografie.

Biometrické údaje nesmí být uchovávány pro účely, pro které není nezbytné uchovávat biometrické údaje, a postačily by údaje nespadající do zvláštní kategorie.

Příklad:

• Nesmí být uchovávána kopie osobního dokladu subjektu údajů za účelem možnosti ověřit údaje z něj opsané (typicky jméno, příjmení, místo a datum narození). Pokud by se taková kopie uchovávala, smí obsahovat pouze uvedené ověřované osobní údaje a nikoli údaje další (fotografie, podpis nebo jakékoli další údaje, např. pohlaví). Fotokopie by musela být začerněna nebo jinak omezen obsah informací, které jsou na ní dostupné.